展覽會立項策劃書是為策劃舉辦一個新展覽會而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，是對展覽會名稱和地點、辦展機構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展覽會規(guī)摸、展覽會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展覽會進度計劃、現(xiàn)場管理計劃、相關(guān)活動計劃等各項內(nèi)容的歸納和總結(jié)。
展覽會策劃書的制定過程中，需要解決以下問題。
1. 展覽會名稱
展覽會的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容：從本部分、限定郊分和行業(yè)標識。如“第101屆中國進出口商品交易會”，如果按上述三個內(nèi)容對號入座，則基本部分是“交易會”，限定部分是“中國”和“第101屆”，行業(yè)標識是“進出口商品”。
2. 展覽會地點
策劃選擇展覽會的舉辦地點，包括兩個方面的內(nèi)容：一是展覽會在什么地方舉辦;二是展覽會在哪個展館舉辦。
3. 辦展機構(gòu)
辦展機構(gòu)是指負責展覽會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。根據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。
4. 辦展時間
辦展時間是指展覽會計劃在什么時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指辦展的具體開展日期。二是指展覽會的籌展和撤展日期。三是指展覽會對觀眾開放的日期。
5. 展品范圍
根據(jù)展覽會的定位，展品范圍均可以包括一個或者是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類，例如，“博覽會”和“交易會”的展品范圍就很廣，如“廣交會”的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包;而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品范圍均涉及的產(chǎn)業(yè)就很少，只有汽車產(chǎn)業(yè)一個。
6. 辦展頻率
辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實際情況看一年舉辦一次的展覽會最多，約占全部展會數(shù)從的80%，1年舉辦兩次和2年舉辦一次的展覽會也不少，不定期舉辦的展覽會已經(jīng)是越來越少了。
7. 展覽會規(guī)模
展覽會規(guī)模包括三個方而的含義：一是展覽會的展覽面積是多少;二是參展單位的數(shù)量尼是多少;三是參觀展覽會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展覽會時，對這三個方面都要作出預測和規(guī)劃。
8. 展覽會定位
通俗地講，展覽會定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展覽會“是什么”和“有什么”，具體地說，展覽會定位就是辦展機構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發(fā)揮展覽會的差異化競爭優(yōu)勢，使自己舉辦的展覽會在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。
9. 展覽會價格和展覽會初步放算
展覽會價格就是為展覽會的展位出租制定一個合適的價格。展覽會的價格往往包括室內(nèi)展場的價格和室外展場的價格，室內(nèi)展場的價格又分為空地價格和標準攤位的價格。在制定展覽會的價格時，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價”的原則，即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展覽會初步預算是對舉辦展覽會所需要的各種費用和舉辦展覽會預期可以獲得的收人進行的初步預算。在策劃舉辦展覽會時，要根據(jù)市場情況給展覽會確定一個合適的價格，這樣對吸引目標參展商參加展覽會十分重要。
10. 人員分工、招展招商宜傳推廣計劃、展覽會進度計劃、現(xiàn)場管理計劃和相關(guān)活動計劃
辦展機構(gòu)還要對人員分工、招商招展宣傳推廣、進度、現(xiàn)場管理和相關(guān)活動等制訂相應(yīng)的計劃。
