展會的直接傳播者是參展者，間接傳播者是展會的組織者即主辦單位。展會的組織者是參展者和觀眾之間的橋梁，在項目策劃確定之后，進行大量宣傳活動傳達有關展會的信息。一方面邀請或招商，告訴潛在的參展者如果參加展會能達到怎樣的效應。另一方面作廣告，告訴觀眾展會上會有什么樣的參展者出現。高質量的參展者才能吸引大數量的觀眾，大數量的觀眾也才能吸引高質量的參展者，它們相互作用，相互促進，對展會的成敗至關重要。
參展者是直接面對觀眾的傳播者，是展會主角。參展者在參展之前必須了解信息接受者的需求，同時給自己定位，確立參展目標和展出內容，以更有效地傳達。參展者對于觀眾來說是傳播者，但在整個展會活動中，在對外展示自身的同時接受和收集其它參展者的信息，這也是參展的另外一個主要目的。因此展會中傳播者也是受傳者，擁有雙重身份。
專業觀眾和普通觀眾都是展會的受眾。專業觀眾是與展會內容密切相關的技術人員和市場人員，是參展企業潛在的客戶，他們往往并非銷售終端。大多數展會的內容與生活息息相關，因此吸引大量的普通觀眾。普通觀眾抱著不同的目的而來，興趣、休閑或收集信息。如今舉辦展會的專業細分在加強，但專業程度在分化，除少數展會保持高度專業性外，多數展會越來越兼容了大眾性。
參展者在展廳都會擁有自己的空間，或大成小。通過對這塊空間的利用———構建形象、陳列展品等手法形成負載信息的物質實體———展臺。參展者所有的信息都發源于此，它是展會的媒介。展臺是個綜合的全息的媒介，匯集了幾乎所有的媒介形式。
1)實物媒介———展品
傳播一般被定義為人類借助符號交流信息的活動。符號是信息傳播過程中人們為了傳遞信息而用以指代某種事物和意義的中介。實物“集信息源、信息載體于一身，信息就是信息源本身”是展會重要的媒介，小到芯片大到起重機甚至飛機真實地擺在觀眾面前，它所傳達的展品信息的有效性是任何其它媒介不能比擬的。
2)口語媒介
展會上很注重人際傳播，每個展臺都會有工作人員面對面地給觀眾講解、答疑，與觀眾交流，商機就在其中。有的大型展臺上會有定時的技術講座，以擴展信息的深度。口語傳播是直接的、生動的，反饋迅速靈活，結合實物和展臺的環境氛圍更加真實而有效。因此口語也是展會媒介的重要形式之一。
此外，與展覽會同期還通常舉辦多場正規的專業講座或研討會，更加細分和深化信息，更有效地傳達給專業人士。
3)印刷媒介
此處并非指報刊等大眾傳播的印刷媒介，而是配合實物展示的文字、示意圖、圖片等，它們多通過印刷、打印或噴繪手段出現在展板或標牌上，是實物有益的補充說明。
4)電子媒介
包括電視、等離子電視、電視墻、投影、LED顯示屏，電腦觸摸屏等，最新的視頻音頻技術設備總會及時地出現在展臺上。它們進一步在時間維度上傳達展品信息;并詮釋抽象的文化精神;同時也起到營造氛圍的作用。
5)新媒體———網絡
展臺有限的空間所容納的信息量相對于參展者的全部是極少的一部分，但它是參展者最想表達的內容，相當于廣告的訴求點。現在許多展臺上都會連接互聯網或局域網，在信息量上作有效的補充和無限的延伸。真實的展臺中運用虛擬的網絡作為信息傳達的一種方式，不在乎效果的好壞，而在于量的大小。
6)現場演出和活動
國內展會的大型展臺通常會設有小舞臺進行喧鬧的歌舞表演和有獎競猜活動。國外的展會雖然安靜得多，但也會有定時的技術講座和表演。例如在柏林家電展上，一些大企業的展臺上演出啞劇，表現其產品使用起來是多么方便和有效。這些活動的主要目的是更加生動地演示展品、烘托氣氛、吸引觀眾，形式上沖擊力很強烈，但內容表達得不多。
7)空間媒介
展臺是個沒有地基的臨時建筑，遠望過去是一個三維實體，走近或走入其中，會發現那是為物的展示和人的活動而創建的空間場所。它比建筑或室內環境更加豐富多彩，通過空間、造型、平面設計、色彩、燈光、材質等來建構環境氛圍和形象實體。同時上述的實物媒介、印刷媒介、電子媒介、人和活動全都融匯其中。實物展品、文字圖片、視頻音頻、網絡、語言和現場活動各個要素既是獨立的信息傳達者，又是整個展臺空間的一份子，協調一致，相互烘托，共同構成空間媒介。
由于參與展會活動的傳播者與受傳者目的明確，所以展會傳達的信息也都是目標明確的有矢之的。首先，信息的定向性強，即對特定的觀眾傳達特定的信息。其次，信息更替快，時效性強。
