貿易展覽展前階段觀眾注冊的四種方式

　　貿易展覽在展前階段的客戶邀請、跟蹤服務、參展預登記及回執處理均以網絡方式實現。如展會觀眾可以利用網絡環境接受主辦單位的電子邀請函，曾參展過的觀眾在展前階段可及時接受客服人員的跟蹤服務；確定參展的觀眾可利用網上預登記方法在網絡上登記相關信息，系統自動檢測預登記客戶料的準確性，即時發送回執。展前觀眾注冊工作不但動態地檢測展會觀眾的到會率，以及前瞻性地獲得觀眾質量的基本狀況，更重要的還在于通過網上注冊，預登記觀眾可獲得展覽組織機構提供的增值服務與貴賓禮遇，如展前階段收取入場胸卡、展會料、優惠禮券、酒店預訂、機場接送、貿易撮合等一系列的服務。收到入場券的觀眾可直接進入展覽現場觀展，持展會組織機構回執的觀眾亦可通過主辦方對回執中條碼掃描與信息確認，便捷辦妥證件，優先入場。
　　
　　1、電子邀請函
　　
　　隨著國內外網絡商務環境和條件的不斷完善，電子邀請函已成為貿易展覽前期邀請的主要工作內容與趨勢，電子邀請函彌補了傳統展覽會利用平面媒體、直郵、電話、傳真邀請的局限，拓展了展覽觀眾的目標市場。特別是對貿易展覽而言，如廣交會等貿易展覽，繼續使用傳統展覽營銷方法，無法想像其觀眾邀請的效果與效率。因此，電子邀請在會展行業中被逐漸認可和普遍應用。
　　
　　2、客服跟蹤服務
　　
　　從一項大型展會觀眾的扌由樣調查中發現，74.5%以上的展會觀眾認為越來越多的貿易展覽利用網絡技術向目標客戶發送電子邀請，根據這些觀眾的服務體驗認為，影響目標觀眾的到會率的主要原因很大程度是因為電子邀請函所丬函蓋的信息與支持性服務受限。
　　
　　3、網上預登記
　　
　　網上預登記是國內外各類展會普遍采用的展前觀眾邀請方式，不僅利用展覽官方網站實施買家邀請，通過后臺數據庫實現證件辦理的電子化，如觀眾證（貴賓證、嘉賓證、貿易證）、參展證、工作證、記者證等票證，同時也為貿易展覽現場票證提供了科學管理方法。從觀眾注冊而言，網上預登記系統可以細分參展觀眾的區域特征、參展目的、職別以及網絡調查的種種信息，展覽組織機構可以通過深入分析與研究，利用展覽CRM系統，準確對參展觀眾實施聚類分組，并針對性地廾發支持性服務。國內外大型品牌展覽通常將網上預登記系統與現場辦證系統，乃至貿易信息撮合平臺視為展覽觀眾組織與管理的系統工程，相互關聯與互動。
　　
　　4、回執處理
　　
　　回執處理是以網絡方式將確認通知送達在線預登記或其它途徑登記參展的觀眾，這種方式在保證時效性的同時，還有效控制了觀眾組織成本。在回執處理的同時展覽組織機構往往還提供展會相關確認信息，如寄送入場證通知、現場辦證或取證的條形碼，回執中通常會將最新展會進展情況向預登記觀眾作詳細的說明。近年來，部分展覽組織機構其至提供證件自助打印home)的服務，注冊觀眾可通過家中的網絡直接打印參展證件。
　　
　　回執處理通常是先將各子數據庫的觀眾信息合并，根據目標觀眾行為信息的變化進行跟蹤處理，通過處理，各子數據庫都會客觀地記載經處理過回執觀眾的到會情況，以監測數據庫中觀眾信息的有效性、變動性及活躍性。因此，展覽組織機構在回執處理的過程中，又進一步進行了相關數據的核實，提高了入庫數據的精確度。
　　
　　綜述：
　　
　　在網絡日趨完善的今天，展前觀眾注冊的工作越來越被展覽組織機構所重視，利用網絡與IT技術來實現展前觀眾注冊環節啲工作量，不僅節省主辦方觀眾組織成本，更有利于展覽組織機構利用信息技術進行數據采集、理與發布。展前觀眾注冊有助于提供基于互動機制的貿易信息服務，有效地為需求明確的買家及參展商提供“貿易撮合”功能。