怎樣做好展覽項目招展組團的管理

　　展覽組織機構為了保證展覽項目的品質，通常會采取定向巨星組團的方式來實現基本招展數量，特別是政府主導型展覽，如廣交會、華交會、昆交會、高交會等展覽。展覽組團是按照行政區域來進行的，其責任單位是行政區域內與貿易廳局、行業協會或國際組織相關的展覽組織機構。發展招展組團單位，利用組團單位的積極性與資源優勢來完成招展任務，是展覽組織機構提高招展效率，保證展廳設計成功的重要環節。
　　一、洽作招展組團單位的基本構成
　　當地行業協會。
　　主辦單位的分支機構。
　　行業性權威機構。
　　展覽組織機構。
　　海外的專業性國際展覽代理機構。
　　二、招展組團工作的重要作用
　　提高展覽會的影響力，加快信息的有效快速傳遞。
　　充分利用各方資源，優勢互補，加快資源整合。
　　最大程度挖掘新客戶，壯大參展隊伍。
　　三、招展組團管理的主要工作方法
　　招展組團主要通過召開籌備會、檢查會、動員會等會議進行管理。展廳設計組織機構通過召開會議來傳達招展工作的主要精神；布置具體的招展工作，明確招展任務；鼓舞招展組團單位的士氣，培養在組團工作中的歸屬感與集體感加強各組團單位間的互助合作精神；檢查招展工作落實情況；發現招展活動中的問題，互通訊息，相互學習。
　　（1）籌備會。是為展覽的籌備工作而召開的會議，國內展覽通常是在展覽開幕前3個月召開。會議的目的是介紹招展工作籌備情況；布置工作，明確責任；指導招展單位按時按質完成籌備工作；培養集體感和協作觀念；同時也為展廳設計組織機構的招展工作征集意見與建議。
　　會議通常由組委會最高領導主持，項目經理或協調人主講。展覽組織機構的展品運輸、宣傳聯絡、設計施工、行政后勤的具體負責人參加會議并就各部分工作提出要求。同時還應邀請招展組團單位的高層負責人和具體協調人參加會議。
　　（2）檢查會。是檢查招展籌備的工作會議。可以視招展進度情況定期或不定期地舉行。檢查會議有兩種形式：一是招展工作檢查會，通過會議檢查各組團單位招展進度情況，根據各組團單位招展進度的差異情況，動態協調展位的分配數與組展比例；二是組團展前工作檢查會，在展覽開幕前一至兩個星期召開，主要檢查展臺施工、展品運輸、展臺布置等工作及人員行程、住宿、膳食、市內交通等安排。
　　（3）動員會。這項會議通常在開幕前一天召開，展廳設計組織機構的主要工作人員與組團單位負責人都將出席。會議要求參加組團的參展商服從組團單位的統一指揮，進一步嚴明紀律，鼓舞士氣，出臺組團和管理辦法。要求參展工作人員具有高度的責任心和榮譽感，建立良好的展臺環境與秩序，提高工作效率。